In 7 Schritten zum perfekten Eventkonzept

Vom Konzept bis zur Umsetzung

Events sind unsere Leidenschaft. In den letzten Jahren haben wir als Team hunderte außergewöhnliche Firmenevents vermittelt und tausende spannende Menschen kennengelernt. Während dieser Reise hat sich unser Verständnis von Firmenevents zunehmend verändert. Zu Beginn unserer Reise haben wir Events veranstaltet, die kein klares Ziel hatten, sondern einen klassischen Anlass: Firmenjubiläum, Sommerfest, Weihnachtsfeier und so weiter.

Alle Events, die wir heute planen und durchführen basieren auf einer einfachen Idee: Jedes Event verfolgt einen Sinn. Ein klares Ziel.

Mit einem starken, spezifischen Ziel und einer klaren Intention werden Events viel unvergesslicher und bedeutungsvoller. Zusätzlich kommt bei der Planung viel mehr Leidenschaft auf, wenn man ein klares Ziel bei jedem Schritt der Planung vor Augen hat. Das ganze Veranstaltungskonzept lässt sich so viel leichter erarbeiten. Du solltest sich also fragen: warum wollen wir diese Firmenfeier genau veranstalten? Was soll nachher anders sein als vorher? Dabei solltest du so lange weiter fragen und nachbohren, bis sich ein klares Ziel herauskristallisiert, dass du für dein Veranstaltungskonzept nutzen kannst.

Versuche nicht direkt an die immer selbe klassische Struktur eines Events mit den vorgefertigten Abläufen und sich immer wiederholenden Ritualen und Routinen zu denken. Frag dich, was genau für dich und dein Event sinnvoll ist! Diesen Tipp geben wir von firmenevents.de allen, die einzigartige, unvergessliche Eventkonzepte wollen, die perfekt zu ihrem Unternehmen passen!

So lässt sich aus Events noch deutlich mehr herausholen. Und auch die wichtigen Entscheidungen sind so deutlich einfacher zu treffen. Die Zielsetzung vor dem Eventkonzept ist unserer Meinung nach enorm wichtig, denn hieraus können alle weiteren Entscheidungen einheitlich abgeleitet werden. So zieht sich ein roter Faden durch das gesamte Eventkonzept und dein Event wirkt stimmig.

Was ist ein Eventkonzept?

Ein Eventkonzept ist ein Leitfaden zur Planung, Umsetzung und Nachbereitung eines Events. Ein gut durchdachtes Eventkonzept beschreibt, welche Ziele erreicht werden sollen und wie die Maßnahmen für diese Zielsetzung umgesetzt werden. Siehe dir dazu gerne auch die untenstehende Eventkonzept Vorlage an. Dabei kommt es immer auf die Eventform an. Es gibt Eventkonzepte für vor Teamevents, Eventkonzepte für Betriebsfeiern und Eventkonzepte für Online Events. Alle diese Eventformen haben unterschiedliche Herausforderungen und müssen unterschiedlich geplant werden. Die Ziele eines Online-Events sind komplett anders, als die eines Events vor Ort und auch die Dramaturgie im virtuellen Raum unterscheidet sich von der in herkömmlichen Veranstaltungen. Beachte dies, bei der Erstellung deines Eventkonzeptes.

Wie erstelle ich ein Eventkonzept?

Veranstaltungskonzepte sind individuell, daher gibt es kein genaues Schema, dass du eins zu eins übernehmen kannst. Das Eventkonzept wird so individuell, wie dein Event selbst. Es gibt jedoch einige Punkte, die du auf jeden Fall in deinem Eventkonzept brauchst, damit dein Event reibungslos abläuft und ein großer Erfolg wird. Wir geben dir hier eine Schritt-für-Schritt Anleitung, wie auch du mit Hilfe unserer Eventkonzept Vorlage Veranstaltungskonzepte erarbeiten und unvergessliche, atemberaubende Events planen kannst!

1. Frage nach dem Warum!

Bestimme ein klares, spezifisches Ziel, das du bei allen weiteren Schritten vor Augen hast. Schreibe es in dein Eventkonzept.

2. Vorüberlegung und Ideenfindung

Überlege dir ein Thema, das sich als roter Faden durch dein komplettes Event zieht. Denke an die Botschaft, die du vermitteln möchtest, und halte deine Zielgruppe immer im Blick.

3. Eckdaten festlegen

Erstelle in einem Briefing mit deinem Team eine Liste der wichtigsten Eckdaten:

• Termin und Dauer
• Teilnehmeranzahl
• Programm/Ablauf
• Einladungen
• Location
• Catering
• Entertainment
• Dekoration
• Technik (Ton, Licht, Bühne, Medien, WiFi)
• Unterkünfte für Teilnehmende
• Logistik und Transport
• Infrastruktur (Parkplätze, Beschilderung, Abfallentsorgung)
• Sicherheitsvorkehrungen
• Genehmigungen und Versicherungen
• Personal (Fotograf, Techniker)
• PR und Marketing (Flyer, Poster, Social Media, Website, SEA, Radio, TV, Video)
• Reinigung nach dem Event
• Notfallplan

4. Budgetplan erstellen

Ein guter Budgetplan ist essentiell. Er hilft dir, die Kosten zu kalkulieren und im Rahmen zu bleiben.

5. Zeitplan mit Meilensteinen

Erstelle einen Zeitplan mit Meilensteinen. So behältst du den Überblick und verpasst keine wichtigen Termine.

6. Verantwortlichkeiten verteilen

Verteile die Verantwortlichkeiten klar und deutlich. Gute Kommunikation und Aufgabenverteilung sind der Schlüssel zum Erfolg.

7. Eventkonzept einheitlich und strukturiert aufschreiben

Schreibe dein Eventkonzept einheitlich und strukturiert auf und kontrolliere regelmäßig den aktuellen Stand.

Beispiel eines gelungenen Eventkonzepts

Eventkonzept „Texas Firmenfeier“

• Kundenname und Ansprechpartner: Den Kundennamen und Ansprechpartner dieses Veranstaltungskonzeptes lassen wir hier natürlich raus. Anforderung: Sommerfest mit allen Mitarbeitern, Partnern und Kindern.
• Termin und Dauer: Der Tag und die Uhrzeit wurden mit dem Kunden festgelegt. In diesem Beispiel sollte das Event um 17 Uhr los gehen und ein Open End haben.Dass das Event eine Sommerparty werden sollte, wurde ja schon abgeklärt. Danach gehen wir mit dem Kunden jedoch, wie vorher schon beschrieben, noch ein Stückchen tiefer und bestimmen nach gemeinsamen Gesprächen das genaue Eventziel.
• Eventziel: In diesem Fall sollte das Sommerfest als Teambuilding Maßnahme und als schönes Wiedersehen nach langer Zeit im Home-Office dienen.
• Motto: Danach haben wir mit dem Kunden ein Motto ausgesucht, dass sich konsequent durch das gesamte Veranstaltungskonzept ziehen sollte. Nach einiger Zeit der Themenfindung und Ideensammlung entschieden wir uns für das Motto „Texas“.
• Location: Als Location wird eine freie Rasenfläche inmitten von Bäumen gewählt. Es soll ein rustikales und gemütliches Ambiente geschaffen werden.
• Dekoration: Rustikale Eichenfässer, massive Holztische und Bänke und Strohballen werden als Deko genutzt. Dazu kommen Felle, Öllampen und gedämmte Lichterketten, um das gemütliche Ambiente zu verstärken.
• Verpflegung: Passend zum Thema Texas gibt es Smoked-Wagyu-Beef, also traditionsgemäßes texanisch gesmoktes Rindfleisch. Dazu werden Drinks, Bier und ein guter Whiskey serviert.
• Entertainment: Auch der Ablauf des Events ist durchgeplant. Um 17:00 Uhr die Begrüßung und eine halbe Stunde später der Start der Aktivitäten. Hier werden Bullriding, Hufeisenwerfen und Lassowurf passend zum Thema angeboten.

Um 18:00 Uhr startet dann das Buffet mit dem leckeren Wagyu Smoking und den smoked vegtables. Sobald fertig gegessen wurde und die Leute noch ausreichend Zeit hatten, sich am Tisch zu unterhalten, geht es um 19:00 Uhr mit Musik einer Country-Rock Live Band los. Diese wird vor einer Bühne aus Holz den Abend begleiten und so den Country Flair unterstützen.

Ab 20:00 Uhr gibt es Marshmallows und Stockbrot am Lagerfeuer. Die Flammen sorgen für ein schönes, gemütliches Ambiente und laden zu netten Gesprächen ein. Für die Erwachsenen steht um 21:00 Uhr dann noch ein Whiskey-Tasting an.

Es ist zu jeder Zeit für Entertainment gesorgt und das Texas Motto zieht sich als roter Faden durch das gesamte Eventkonzept. Mit einem klaren Ziel und einem individuellen Motto fallen dir Veranstaltungskonzepte viel leichter, also mache dir darüber auf jeden Fall zuerst Gedanken!

Alles weitere wie zum Beispiel Personal, Technik, Unterkunft und Transport wurden nach diesen Schritten ebenfalls noch im Eventkonzept geplant. Hier solltest du jedoch Unternehmen und Personal aus deinem näheren Umfeld buchen und diese Schritte auf deinen jeweiligen Veranstaltungsort beziehen. Du möchtest die Planung lieber abgeben? Dann schau dir unsere Eventpakete an oder lass ein individuelles Event für dich und deine Firma planen!