Ein durchdachtes Eventkonzept ist entscheidend
Nutze die Macht von Events für die Herausforderungen deines Unternehmens!
Vom Konzept bis zur Umsetzung
Events sind unsere Leidenschaft. In den letzten Jahren haben wir als Team hunderte außergewöhnliche Firmenevents durchgeführt und tausende spannende Menschen kennengelernt. Während dieser Reise hat sich unser Verständnis von Firmenevents zunehmend verändert. Zu Beginn unserer Reise haben wir Events veranstaltet, die kein klares Ziel hatten, sondern einen klassischen Anlass: Firmenjubiläum, Sommerfest, Weihnachtsfeier, usw.
Alle Events, die wir heute planen und durchführen basieren auf einer einfachen Idee: Jedes Event verfolgt einen Sinn. Ein klares Ziel.
Mit einem starken, spezifischen Ziel und einer klaren Intention werden Events viel unvergesslicher und bedeutungsvoller. Zusätzlich kommt bei der Planung, aus eigener Erfahrung, viel mehr Leidenschaft auf, wenn man ein klares Ziel bei jedem Schritt der Planung vor Augen hat. Das ganze Veranstaltungskonzept lässt sich so viel leichter erarbeiten. Du solltest sich also fragen: warum wollen wir diese Firmenfeier genau veranstalten? Was soll nachher anders sein als vorher? Dabei solltest du so lange weiter fragen und nachbohren, bis sich ein klares Ziel herauskristallisiert, dass du für dein Veranstaltungskonzept nutzen kannst.
Versuche nicht direkt an die immer selbe klassische Struktur eines Events mit den vorgefertigten Abläufen und sich immer wiederholenden Ritualen und Routinen zu denken. Frag dich, was genau für dich und dein Event sinnvoll ist! Diesen Tipp geben wir allen, die einzigartige, unvergessliche Eventkonzepte wollen, die perfekt zu ihrem Unternehmen passen!
So lässt sich aus Events noch deutlich mehr herausholen. Und auch die wichtigen Entscheidungen sind so deutlich einfacher zu treffen. Die Zielsetzung vor dem Eventkonzept ist unserer Meinung nach enorm wichtig, denn hieraus können alle weiteren Entscheidungen einheitlich abgeleitet werden. So zieht sich ein roter Faden durch das gesamte Eventkonzept und dein Event wirkt stimmig. Wenn du ein unvergessliches Event veranstalten willst und dabei Unterstützung brauchst: Ruf uns gerne an! Wir richten uns nach deinen Wünschen und Vorstellungen und organisieren mit dir zusammen ein atemberaubendes, individuelles Event!
Was ist ein Eventkonzept?
Ein Eventkonzept ist ein Leitfaden zur Planung, Umsetzung und Nachbereitung eines Events. Ein gut durchdachtes Eventkonzept beschreibt, welche Ziele erreicht werden sollen und wie die Maßnahmen für diese Zielsetzung umgesetzt werden. Siehe dir dazu gerne auch die untenstehende Eventkonzept Vorlage an. Dabei kommt es immer auf die Eventform an. Es gibt Eventkonzepte für vor Ort Events, Eventkonzepte für hybride Events und Eventkonzepte für Online Events. Alle diese Eventformen haben unterschiedliche Herausforderungen und müssen unterschiedlich geplant werden. Die Ziele eines Online-Events sind komplett anders, als die eines Events vor Ort und auch die Dramaturgie im virtuellen Raum unterscheidet sich von der in herkömmlichen Veranstaltungen. Beachte dies, bei der Erstellung deines Eventkonzeptes. Wir von firmenevents haben im Anschluss des Textes die perfekte Eventkonzept Vorlage für dich!
Wie erstelle ich ein Eventkonzept?
Veranstaltungskonzepte sind individuell, daher gibt es kein genaues Schema, dass du eins zu eins übernehmen kannst. Das Eventkonzept wird so individuell, wie dein Event selbst. Es gibt jedoch einige Punkte, die du auf jeden Fall in deinem Eventkonzept brauchst, damit dein Event reibungslos abläuft und ein großer Erfolg wird. Wir geben dir hier eine Schritt-für-Schritt Anleitung, wie auch du mit Hilfe unserer Eventkonzept Vorlage Veranstaltungskonzepte erarbeiten und unvergessliche, atemberaubende Events planen kannst!
1. Frage nach dem Warum! Bestimme ein klares, spezifisches Ziel, dass du bei allen weiteren Schritten des Eventkonzeptes vor Augen hast und schreibe es in der Eventkonzept Vorlage auf.
2. Starte mit der Vorüberlegung und der Ideenfindung und überlege dir ein Thema, dass sich als roter Faden durch dein komplettes Veranstaltungskonzept zieht. Überlege dir zugleich auch, welche Botschaft du den anwesenden Personen vermitteln möchtest und was dein Event auszeichnen soll. Halte dir beim Erstellen des Veranstaltungskonzeptes die Zielgruppe, die du begeistern willst, immer vor Augen!
3. Schreibe in einem gemeinsamen Briefing mit deinem Team alle nötigen Eckdaten für das Eventkonzept in der Eventkonzept Vorlage auf:
- Termin und Dauer
- Geplante Teilnehmeranzahl
- Der Ablauf / Das Programm (achte hierbei auf Dramaturgie)
- Einladungen
- Location
- Catering
- Entertainment
- Dekoration
- Technik (Ton, Licht, Bühne, Medien, WiFi, …)
- Unterkünfte für Teilnehmende
- Logistik
- Transport
- Infrastruktur: Parkplätze, Beschilderung, Abfallentsorgung
- Sicherheitsvorkehrungen
- Genehmigungen und Auflagen, Anmelden bei Behörden, Versicherungsschutz, Feuerwehr und GEMA
- Personal, Fotograf, Techniker
- PR, social media, Flyer, Poster, Mail, Posts, Website, SEA, Radio, TV, Video
- Reinigung nach dem Event
- Notfallplan
4. Erstelle einen Budgetplan zur Kostenkalkulation für dein Veranstaltungskonzept.
5. Jedes gute Veranstaltungskonzept braucht einen Zeitplan mit Meilensteinen, sodass Aufgaben sortiert sind und du Fristen und Termine im Blick hast.
6. Verteile die Verantwortlichkeiten und halte diese in der Eventkonzept Vorlage fest. Klare Kommunikation und Aufgabenverteilung ist sehr wichtig.
7. Schreibe dein Eventkonzept einheitlich und strukturiert in unserer Eventkonzept Vorlage auf und kontrolliere immer wieder den aktuellen Stand.
Wenn du Unterstützung bei der Erarbeitung deines Eventkonzepts benötigst, sichere dir hier einen Termin mit einem unserer Eventberater:
Beispiel eines gelungenen Eventkonzeptes als Inspiration
Da das alles sehr theoretisch war, gibt es hier einen kleinen Einblick in ein Eventkonzept, das wir als Full-Service Eventagentur geplant haben. An unserem Beispiel kannst du dich orientieren und dann dein eigenes Eventkonzept mit unserer Eventkonzept Vorlage erstellen. Unsere Eventagentur sorgt für außergewöhnliche, individuelle Firmenevents. Ein Beispiel von einem Eventkonzept eines unserer Events stellen wir dir jetzt vor!
Eventkonzept „Texas Firmenfeier“
Kundenname und Ansprechpartner: Den Kundennamen und Ansprechpartner dieses Veranstaltungskonzeptes lassen wir hier natürlich raus. Anforderung: Sommerfest mit allen Mitarbeitern, Partnern und Kindern.
Termin und Dauer: Der Tag und die Uhrzeit wurden mit dem Kunden festgelegt. In diesem Beispiel sollte das Event um 17 Uhr los gehen und ein Open End haben.Dass das Event eine Sommerparty werden sollte, wurde ja schon abgeklärt. Danach gehen wir mit dem Kunden jedoch, wie vorher schon beschrieben, noch ein Stückchen tiefer und bestimmen nach gemeinsamen Gesprächen das genaue Eventziel.
Eventziel: In diesem Fall sollte das Sommerfest als Teambuilding Maßnahme und als schönes Wiedersehen nach langer Zeit im Home-Office dienen.
Motto: Danach haben wir mit dem Kunden ein Motto ausgesucht, dass sich konsequent durch das gesamte Veranstaltungskonzept ziehen sollte. Nach einiger Zeit der Themenfindung und Ideensammlung entschieden wir uns für das Motto „Texas“.
Location: Als Location wird eine freie Rasenfläche inmitten von Bäumen gewählt. Es soll ein rustikales und gemütliches Ambiente geschaffen werden.
Dekoration: Rustikale Eichenfässer, massive Holztische und Bänke und Strohballen werden als Deko genutzt. Dazu kommen Felle, Öllampen und gedämmte Lichterketten, um das gemütliche Ambiente zu verstärken.
Verpflegung: Passend zum Thema Texas gibt es Smoked-Wagyu-Beef, also traditionsgemäßes texanisch gesmoktes Rindfleisch. Dazu werden Drinks, Bier und ein guter Whiskey serviert.
Entertainment: Auch der Ablauf des Events ist durchgeplant. Um 17:00 Uhr die Begrüßung und eine halbe Stunde später der Start der Aktivitäten. Hier werden Bullriding, Hufeisenwerfen und Lassowurf passend zum Thema angeboten.
Um 18:00 Uhr startet dann das Buffet mit dem leckeren Wagyu Smoking und den smoked vegtables. Sobald fertig gegessen wurde und die Leute noch ausreichend Zeit hatten, sich am Tisch zu unterhalten, geht es um 19:00 Uhr mit Musik einer Country-Rock Live Band los. Diese wird vor einer Bühne aus Holz den Abend begleiten und so den Country Flair unterstützen.
Ab 20:00 Uhr gibt es Marshmallows und Stockbrot am Lagerfeuer. Die Flammen sorgen für ein schönes, gemütliches Ambiente und laden zu netten Gesprächen ein. Für die Erwachsenen steht um 21:00 Uhr dann noch ein Whiskey-Tasting an.
Es ist zu jeder Zeit für Entertainment gesorgt und das Texas Motto zieht sich als roter Faden durch das gesamte Eventkonzept. Mit einem klaren Ziel und einem individuellen Motto fallen dir Veranstaltungskonzepte viel leichter, also mache dir darüber auf jeden Fall zuerst Gedanken!
Alles weitere wie zum Beispiel Personal, Technik, Unterkunft und Transport wurden nach diesen Schritten ebenfalls noch im Eventkonzept geplant. Hier solltest du jedoch Unternehmen und Personal aus deinem näheren Umfeld buchen und diese Schritte auf deinen jeweiligen Veranstaltungsort beziehen.
Eventkonzept Vorlage herunterladen
Du hast einiges über die Eventkonzeptionierung gelesen und hast dir unser Beispiel angeguckt. Jetzt bist du bereit, dein eigenes Eventkonzept aufzusetzen! Damit das strukturiert und unkompliziert ablaufen kann, haben wir dir eine kleine Hilfe zusammengestellt.
Mit unseren Eventkonzepten zum Download kannst du direkt starten und dein Event planen! Besuch hierfür einfach unseren Firmenevents-Shop und schau dir an, welches Eventkonzept zu dir passt. Benötigst du Hilfe kannst du uns gerne kontaktieren!
Falls dir die ganze Eventkonzept Planung doch zu viel sein sollte: Wir unterstützen dich dabei gerne! Unsere Leidenschaft ist die Planung und Umsetzung einzigartiger Events, die maßgeschneidert zu deinem Unternehmen und deinen Wünschen und Vorstellung passen.